AIに社内情報を入れても大丈夫？迷わず使えるルールの決め方

なぜ「AIに入れて大丈夫か」が気になるのか

AIに文章を整えてもらったり、表をまとめてもらったりするときは、元になる情報をAIに入力します。入力した内容は、AIサービスを運営する会社のコンピューターに送られます。ここが不安の出発点です。

気になる点は、大きく分けて3つあります。1つ目は、入力した内容がAIの学習に使われるかどうかです。サービスや設定によっては、入力内容がAIの性能向上に使われることがあります。2つ目は、会話の履歴がどこに、どれくらい残るかです。3つ目は、人の操作ミスです。会話を共有するリンクを作って外に出してしまう、といったことが起こりえます。

たとえば、取引先への見積書の文面をAIに貼り付けて「丁寧な言い回しに直して」と頼む場面を考えてみます。文面には取引先の社名、担当者名、金額が入っています。これをそのまま入れてよいかは、使っているサービスの設定と、社内でどう決めているか次第です。

一方で、AIを使わないことにも損があります。文章づくりや表の整理など、時間のかかる作業を手伝ってもらえる機会を逃してしまうからです。同業の会社がAIで返信や資料づくりを早くしている中で、自社だけが手作業のまま、という状態は避けたいところです。

つまり、AIそのものが危ないというより、何を、どのサービスに、どう入れるかが決まっていないことが不安の正体です。決めごとさえあれば、怖がりすぎずに使えます。

情報を3つに分ける：入れてよい・伏せれば使える・入れない

最初にやることは、社内の情報を種類ごとに分けることです。細かく分けすぎると誰も覚えられないので、3段階くらいがちょうどよいです。

この表は一例です。業種によって中身は変わります。たとえば飲食店なら、レシピの細かい分量や仕入れ値を「伏せれば使える」にするか「入れない」にするかは、お店の考え方次第です。病院や士業のように、扱う情報が特に重い業種では、「入れない」を広めに取るのが自然です。

区分を決めるときは、社内でよく扱う書類を10個ほど書き出し、それぞれをどこに入れるか話し合うと早く進みます。請求書、見積書、日報、求人の原稿、お客様アンケート、といった具合です。実際の書類を前にすると、「これは伏せれば大丈夫」「これは入れない」と判断しやすくなります。

迷ったときの目安は、その文章が外に出たときに、誰かが困るかどうかです。困る人がいるなら、伏せるか、入れないほうに寄せます。

使うAIサービスの設定と契約の形を確かめる

同じAIでも、個人向けの無料版と、会社向けのプランとでは、入力した情報の扱いが違うことが一般的です。会社向けのプランでは、入力内容を学習に使わないことを約束していたり、管理者が社員の利用状況を見られたりする機能がついていることが多いです。

個人向けのものでも、設定画面で「学習に使わない」を選べるサービスがあります。ただし、設定の名前や場所、初期の状態は、サービスごとに違い、時期によっても変わります。使い始める前と、その後も定期的に、次の点を確かめておくと安心です。

• 入力した内容が学習に使われるか。使われない設定にできるか
• 会話の履歴がどれくらいの期間残るか。消せるか
• 会話を共有する機能があるか。誰でも見られる形になるか
• 会社として複数人で使う場合、管理者が権限を管理できるか

具体例として、社長が個人のアカウントで使っていたAIを、事務の方にも使ってもらうことにした場面を考えます。このとき、社長のアカウントを共有するのはおすすめしません。誰が何を入力したか分からなくなるからです。社員ごとにアカウントを分けるか、会社向けのプランを検討するのが筋のよい進め方です。

ChatGPT、Claude、Gemini、Copilotなど、どのサービスを選ぶかより大切なのは、会社として使うサービスを決めて、設定をそろえておくことです。社員がそれぞれ好きなサービスを使う状態が、いちばん管理しにくくなります。

社内ルールを決める5つの手順

ルールは、立派な規程集を作る必要はありません。中小企業なら、次の5つを決めれば十分に動き出せます。

1. 使ってよいAIサービスを決める。まずは1つか2つに絞る
2. 情報の区分を決める。前の節の3段階を自社向けに書き換える
3. 伏せ方を決める。名前はAさん、社名はA社、金額は丸める、など
4. 困ったときの相談先を決める。「迷ったら誰に聞くか」を1人決めておく
5. 見直す時期を決める。半年に1回など、日付を入れておく

手順4は見落とされがちですが、とても大切です。たとえば、事務の方が「このクレームのメールをAIで返信の下書きにしたいけれど、お客様の名前が入っている」と迷ったとき、すぐ聞ける相手がいれば、勝手な判断で入れてしまうことを防げます。

手順5も同じくらい大切です。AIサービスの設定や機能はよく変わります。最初に決めたルールが、半年後には実態に合わなくなっていることもあります。見直しの日を決めておけば、ルールが古くなったまま放っておかれることを防げます。

ルールを作ったら、社員に一方的に配るだけでなく、10分でよいので口頭で説明する時間を取ると、守られやすくなります。「なぜこの情報は入れないのか」が分かると、ルールにない場面でも正しく判断できるようになるからです。

情報を伏せて使うコツと具体例

「伏せれば使える」情報は、少し手を加えるだけで、AIの力を十分に借りられます。AIが文章を整えたり、要点をまとめたりするのに、本当の名前や正確な金額が必要なことは、実はあまり多くありません。

よく使う伏せ方は次のとおりです。

• 人の名前は「Aさん」「お客様」に置き換える
• 会社名や店名は「A社」「取引先」に置き換える
• 金額は「約50万円」のように丸めるか、「金額X」とする
• 住所や電話番号は消す
• 日付は「先週」「来月初め」など、ぼかしても意味が通るならぼかす

具体例を挙げます。お客様から「注文した商品が届かない」とお怒りのメールが来たとします。元のメールには、お客様の氏名、住所、注文番号が書かれています。AIに返信の下書きを頼むときは、「お客様から、注文した商品が予定日を過ぎても届かないとのご連絡があった。お詫びと、今日中に配送状況を調べて連絡する旨を伝える返信を書いて」と、状況だけを伝えます。これで十分に使える下書きが出てきます。名前や注文番号は、人が最後に書き足せばよいのです。

もう1つの例は、売上の分析です。店舗名を「店舗1」「店舗2」に、金額を千円単位に丸めた表をAIに渡しても、「どの曜日が弱いか」「前月と比べてどうか」といった傾向は読み取れます。伏せても答えの質が落ちない場面は多いので、まず伏せてから試してみるのがおすすめです。

よくある失敗と防ぎ方

情報の扱いで困ったことになるのは、たいてい悪意ではなく、ちょっとした不注意からです。よくある場面と防ぎ方をまとめます。

いちばん多いのは、1つ目の「隠れて使う」状態です。会社が全面禁止にすると、便利さを知った社員が個人のスマホでこっそり使い、かえって何が入力されているのか分からなくなります。禁止より、安全な使い道を用意するほうが、結果として情報を守りやすいことが多いです。

4つ目は情報漏えいとは少し違いますが、同じくらい気をつけたい点です。AIは、もっともらしい間違いを書くことがあります。たとえば、AIが作った案内文に、実際とは違う営業時間が入っていた、ということも起こりえます。外に出す前に人が確認する、というルールを1行入れておくだけで防げます。

紙1枚でまとめる社内ルールのひな形

ここまでの内容を、紙1枚にまとめる例を示します。そのまま使うのではなく、自社に合わせて書き換えてください。

• 使ってよいAI：会社で決めたサービスのみ。アカウントは1人1つ
• 入れてよい情報：公開済みの情報、一般的な質問、社内の手順の言い回し
• 伏せて入れる情報：お客様や取引先とのやりとり、売上の数字、会議メモ。名前はAさん、社名はA社、金額は丸める
• 入れない情報：パスワード、口座やカードの番号、マイナンバー、健康の情報、契約で秘密と決めた情報
• 外に出す前に：AIが作った文章は、人が読んで確認してから使う
• 迷ったら：相談先の担当者に聞く
• 見直し：半年ごとに見直す。次回は◯月

たとえば、社員5人ほどの工務店であれば、このくらいの分量で十分です。朝礼で配って説明し、パソコンの横に貼っておく、という形でも立派なルールになります。

なお、個人情報の扱いや、取引先との契約で決めた秘密の範囲など、法律や契約が関わる判断は、必要に応じて弁護士などの専門家に確認してください。社内ルールは、その判断を日々の使い方に落としたもの、と考えると整理しやすくなります。

ルールが決まると、社員は「これは入れてよいのか」と毎回悩まずに済みます。結果として、安心して使える範囲が広がり、AIを使う場面が増えていきます。

AIのことを、気軽に相談できる相手を

ルールを作っても、日々の仕事の中では「この情報はどうだろう」と迷う場面が出てきます。そんなときに、すぐ聞ける相手がいると心強いものです。

株式会社ターコイズのAI相談顧問は、AIのことをチャットでいつでも気軽に相談できる月額の顧問です。ご契約時に秘密保持契約を結び、お聞きした情報を外部に漏らすことはありません。社内ルールの考え方の整理や、文書のひな形づくりもご相談いただけます。ご契約前のご相談は無料ですので、お問い合わせからお気軽にどうぞ。