フランチャイズ本部のAI活用店舗が増えても事務は増やさない

店舗が増えると、本部の事務が増える理由

フランチャイズ本部の仕事の多くは、店舗ごとに同じことを繰り返す形になっています。売上の数字を集める、報告を受け取ってまとめる、店舗からの質問に答える、販促の素材を配る、といった具合です。

店舗が5店のうちは、本部の担当者が少し頑張れば回ります。ところが、10店、20店と増えていくと、同じ作業が店舗の数だけ増えていきます。1店あたり1日10分の作業でも、20店なら1日200分、つまり3時間を超えます。

具体例を挙げます。ある飲食チェーンの本部で、毎朝、各店舗のレジの管理画面を開き、前日の売上を表に写していたとします。店舗が少ないうちは朝のちょっとした作業でしたが、店舗が増えるにつれて、午前中がまるまるつぶれるようになった、ということは珍しくありません。

人を増やして対応する方法もありますが、人件費が増えるうえ、教える手間もかかります。担当者が辞めると、その人だけが知っていた作業の進め方が分からなくなる、という心配もあります。店舗の数に合わせて人を足し続けるやり方には、どこかで限界が来ます。

本部の事務が増えると、本来やるべき仕事、たとえば加盟店の売上を伸ばすための支援や、新しい加盟店の開拓に時間を割けなくなります。店舗が増えるほど、本部が忙しくなって支援が手薄になるという悪い流れを断ち切るために、AIの出番があります。

AIに任せやすい本部の仕事

本部の仕事の中で、AIに任せやすいものを整理します。共通するのは、手順が決まっていて、繰り返しが多い仕事です。

すべてを一度に変える必要はありません。表の中で、いま本部の時間をいちばん取っている仕事から手をつけるのが効果的です。

どの仕事に時間がかかっているかは、担当者に1週間ほど、作業と時間をメモしてもらうと見えてきます。思っていたより時間を取っている仕事が見つかることもよくあります。

たとえば、毎朝の売上集計に1時間かかっている本部なら、まずそこから始めます。1時間が数分の確認で済むようになれば、その分の時間を店舗の支援に回せます。

売上の数字を、毎朝自動で集める

本部の仕事の中でも、売上の集計は特にAIと相性がよい分野です。数字を集めて表にまとめる作業は、手順がはっきりしていて、毎日同じことの繰り返しだからです。

具体的には、毎朝決まった時間に、各店舗のレジの管理画面から前日の売上を取り込み、全店の数字を1つの画面にまとめます。店舗ごとの売上、前の週や前の年との比べ、曜日ごとの傾向などが、出社したときには見られる状態になります。

レジのシステムによっては、外からデータを取り出す窓口が用意されていないこともあります。その場合でも、AIが人と同じように管理画面を開いて数字を読み取る方法があります。システム同士をつなぐ開発をしなくても、今のレジのまま自動にできる場合があるということです。

さらに一歩進めると、過去の売上をもとに、先々の売上の予報を出すこともできます。たとえば、60日先までの店舗ごとの売上の見通しを毎朝更新しておけば、仕入れやシフトの計画を立てるときの目安になります。予報はあくまで目安で、外れることもありますが、何もない状態で考えるより判断の材料が増えます。

数字が毎朝そろうと、売上が落ちている店舗に早めに気づき、声をかけられるようになります。集計に追われていたころは、月末にまとめて見て初めて気づいた、ということも起こりがちでした。

店舗とのやりとりを軽くする

店舗からの質問や相談への対応も、本部の大きな仕事です。店舗が増えるほど、同じような質問が何度も届くようになります。

たとえば「新しいメニューの盛り付けはどうするのか」「この食材が届かないときはどうすればよいか」「シフトの申請はどこから出すのか」といった質問です。答えの多くは、マニュアルや過去のお知らせに書いてあります。

ここでAIが役に立ちます。マニュアルや過去のお知らせをもとに、AIが回答の下書きを作り、本部の担当者が確認して返す、という流れにすれば、担当者が毎回マニュアルを探す手間が省けます。最後に人が確認するので、間違った案内が店舗に届くことも防ぎやすくなります。

店舗からの報告も同じです。各店舗から日報や週報が届いても、すべてを読んでまとめるのは大変です。AIに報告の要点をまとめてもらい、「お客様からの苦情があった」「機械の調子が悪い」といった気になる点だけを一覧にすれば、担当者は大事なところから目を通せます。

本部からのお知らせも、AIで手直しできます。新しいルールや変更点を伝える文章を、店舗のスタッフが読みやすい短い文に直したり、要点を3行にまとめたりすると、読まれずに終わるお知らせが減ります。アルバイトのスタッフが多い店舗ほど、短く分かりやすい案内が役に立ちます。

よくある質問がたまってきたら、それをもとにマニュアルを見直すのも効果的です。同じ質問が多いということは、マニュアルのその部分が分かりにくい、というしるしでもあるからです。

販促とSNSを、本部でまとめて回す

販促やSNSの発信は、店舗ごとに任せると、店舗によって発信の量や質にばらつきが出やすくなります。かといって、本部がすべての店舗の投稿を一つひとつ考えるのは大変です。

AIを使えば、本部でまとめて投稿案を作ることができます。たとえば、来月の新メニューや季節のイベントについて、店舗ごとの地名や特徴を入れた投稿案を、全店分まとめて作る、といった使い方です。各店舗は、届いた案を少し手直しして投稿するだけで済みます。

投稿したあとの反応を計測するのも大切です。どの投稿が多く見られたか、どんな言い回しの反応がよかったかを、店舗をまたいで比べられるのは本部ならではの強みです。反応のよかった型を全店で共有すれば、発信の質が少しずつそろっていきます。

具体例として、ある店舗で「店長のおすすめ」を写真つきで紹介した投稿の反応がよかったとします。本部がそれに気づき、同じ型の投稿案を他の店舗向けにも作って配れば、よい取り組みが1店舗だけで終わらずに広がります。

ただし、投稿の最終的な確認は人が行いましょう。AIが作った文章に、実際とは違う営業時間や値段が入ってしまうこともあるからです。作るのはAI、確かめて出すのは人という分担が安心です。

加盟希望者への対応を、流れとして整える

新しい加盟店を増やすための、加盟希望者への対応も本部の大切な仕事です。資料請求や問い合わせが来たら、すぐに返事をすることが、次の面談につながりやすくなります。

ところが、本部の担当者が他の仕事で忙しいと、返事が遅れがちです。また、誰にいつ何を送ったかの記録が担当者の頭の中にしかなく、引き継ぎで困ることもあります。

ここは、次のような流れにすると整理しやすくなります。

1. 問い合わせフォームに回答が届いたら、内容を自動で管理表に転記する
2. AIが、問い合わせの内容に合わせた返信の下書きを作る
3. 担当者が下書きを読み、問題なければ承認する
4. 承認された返信が送られ、送った日時と内容が管理表に記録される

この流れなら、担当者がやることは、下書きを読んで承認することだけです。返事の速さがそろい、記録も自動で残るので、誰が担当しても同じように対応できます。

管理表に記録がたまっていくと、どの経路から来た問い合わせが面談につながりやすいか、資料を送ってから何日くらいで返事が来るか、といったことも見えてきます。加盟店の募集の仕方を見直すときの材料にもなります。

たとえば、週末に届いた問い合わせも、月曜の朝には返信の下書きができあがっていて、担当者は確認して承認するだけ、という形にできます。加盟を検討している人にとっても、本部からの返事が早いことは安心材料の1つになります。

進め方と気をつけたいこと

本部の仕事をAIに任せるときは、次の順番で進めると無理がありません。

1. 本部の仕事を書き出し、それぞれにかかっている時間をざっくり見積もる
2. 時間がかかっていて、手順が決まっている仕事を1つ選ぶ
3. まずは一部の店舗や、一部の作業で試す
4. うまくいったら、全店や他の作業に広げる

気をつけたいことも挙げておきます。

• 加盟店の情報の扱い：売上や従業員の情報は、加盟店にとって大切な情報です。どこに保存し、誰が見られるかを決めておく
• 加盟店への説明：AIを使って集計や回答をすることを、必要に応じて加盟店にも伝えておく
• 人が確認する場面を残す：店舗への案内や、加盟希望者への返信など、外に出るものは人が確かめる
• 契約や法律が関わる判断：加盟契約の中身や、法律上の判断は、弁護士などの専門家に相談する

具体例として、まず直営店の数店舗だけで売上の自動集計を試し、数字が正しく取り込めることを確かめてから、加盟店に広げる、という進め方があります。いきなり全店で始めるより、問題が起きたときの影響が小さく済みます。

本部の事務が軽くなると、浮いた時間を加盟店の支援に回せます。店舗が増えても本部の事務を増やさない状態を作ることが、加盟店と本部の両方にとってよい結果につながりやすくなります。

AIのことを、気軽に相談できる相手を

本部の仕事のどこからAIに任せるかは、本部ごとの事情で変わります。だからこそ、実際の仕事を知っている相手に相談するのが近道です。

株式会社ターコイズのAI相談顧問は、AIのことをチャットでいつでも気軽に相談できる月額の顧問です。提供者自身が飲食店とフランチャイズ本部の運営に関わり、POSから毎朝売上を取り込むダッシュボードや、問い合わせ返信の下書きから管理表への記録までの流れを、自社で実際に動かしています。全国対応で、ご契約前のご相談は無料ですので、お問い合わせからどうぞ。