自動化しやすい事務作業の見分け方
AIで事務作業を自動にするといっても、すべての作業が向いているわけではありません。まずは、自動化しやすい作業の特徴を知っておきましょう。
- 毎回同じ手順をくり返している。たとえば、毎朝レジの売上を表に打ち込む作業です。
- ゼロから考えるより、下書きがあれば早い。たとえば、お客様への返信メールや議事録です。
- 情報をある場所から別の場所へ写している。たとえば、フォームの回答を表に転記する作業です。
- 決まった形式にまとめている。たとえば、月末の報告資料です。
反対に、毎回まったく違う判断が必要な作業や、お客様との信頼関係にかかわる作業は、AIに任せきりにしないほうが安全です。
ここからは、事務作業を「書類」「数字」「やりとり」「発信」の4つに分けて、自動化の例を30個紹介します。表の「使う場面の例」は、業種を問わずよくある場面を選んでいます。自社に近いものから読んでみてください。
なお、ここで紹介する例は、どれも「できる可能性がある」ものです。今使っている道具や、データの形によって、向き不向きがあります。気になる作業があれば、実際の書類や表を用意して相談するのが近道です。
書類の作業を自動化する例
書類づくりは、AIが特に得意な分野です。決まった形式がある書類ほど、下書きを任せやすくなります。
| 作業 | AIや自動化でできること | 使う場面の例 |
|---|---|---|
| 議事録 | 録音や書き起こしから、要点と決定事項をまとめる | 週1回の店長会議、現場の打ち合わせ |
| 見積書 | 過去の見積もりを参考に、項目と金額のたたき台を作る | リフォーム、イベントの出店 |
| 提案書 | 会社の情報と相手の要望から、構成と文章の下書きを作る | 新しい取引先への提案 |
| 業務マニュアル | 作業手順の説明や動画の書き起こしから、手順書にまとめる | 新人スタッフの教育 |
| 契約書の下読み | 長い文章の要点や、確認すべき箇所を書き出す | 取引先から届いた契約書の確認前 |
| 社内文書のひな形 | 申請書や報告書の決まった形を作り、使い回せるようにする | 休暇申請、事故報告 |
| 求人原稿 | 仕事内容や条件から、求人票の文章のたたき台を作る | アルバイト募集 |
| 翻訳 | 日本語の書類を外国語に、外国語の書類を日本語にする | 外国人スタッフ向けの案内 |
たとえば、店長会議の録音をAIに渡すと、「決まったこと」「次回までの宿題」「担当者」を整理した議事録の下書きが作れます。会議のあとに30分かけて書いていた作業が、確認と手直しだけで済むようになることがあります。
注意したいのは、契約書の下読みです。AIは要点をまとめるのは得意ですが、内容が法的に問題ないかを判断するのは弁護士の仕事です。AIは「どこを確認すべきか」を見つける補助として使いましょう。
書類の自動化を始めるなら、まずは社内でいちばんよく作る書類を一つ選ぶのがおすすめです。過去に作った書類を何枚か見本としてAIに渡すと、会社の書き方に近い下書きが出やすくなります。ひな形を一度整えておけば、次からは中身を入れ替えるだけで済みます。
数字の作業を自動化する例
売上や経費、勤怠などの数字の作業は、毎日や毎月くり返すものが多く、自動化の効果が出やすい分野です。
| 作業 | AIや自動化でできること | 使う場面の例 |
|---|---|---|
| 売上の集計 | レジや予約システムから毎朝売上を取り込み、表にまとめる | 複数店舗の前日売上の確認 |
| 売上の予報 | 過去の売上と曜日や季節から、先の売上の見込みを出す | 仕入れやシフトの計画 |
| 日報の集計 | スタッフが入力した日報を、日ごと店舗ごとにまとめる | 現場の作業時間の把握 |
| 経費の整理 | 領収書の写真から、日付・金額・内容を読み取って表にする | 月末の経費精算 |
| 請求データの転記 | 受注の記録から、請求書に必要な項目を書き出す | 月末の請求書づくり |
| 在庫の確認 | 在庫表を見て、少なくなった品目を知らせる | 食材や資材の発注前 |
| 月次の報告資料 | 複数の表から数字を集め、決まった形の報告資料にする | 本部や社長への月次報告 |
| 検索順位の記録 | ホームページの検索順位を毎朝調べて報告する | 集客の効果の確認 |
当社では、POSから毎朝売上を取り込むダッシュボードや、60日先までの売上予報、検索順位の毎朝の自動レポートを実際に動かしています。朝、画面を開くと前日の数字がそろっているので、集計の手間なく判断に時間を使えます。
数字の作業で大切なのは、元のデータがどこにあるかです。レジや予約システムから数字を取り出せるか、手書きの紙しかないのかで、進め方が変わります。紙しかない場合でも、写真から読み取る方法を組み合わせれば、自動化に近づけることがあります。
やりとりの作業を自動化する例
お客様や取引先とのやりとりは、件数が多いほど時間をとられます。返信の下書きや、情報の記録をAIに任せると、対応の抜けや遅れを減らしやすくなります。
| 作業 | AIや自動化でできること | 使う場面の例 |
|---|---|---|
| 問い合わせ返信 | 届いたメールの内容から、返信の下書きを作る | ホームページからの問い合わせ |
| よくある質問への回答 | 営業時間や料金など、決まった質問に答える文章を用意する | 電話やチャットでの質問 |
| フォーム回答の転記 | 申し込みフォームの回答を、表に自動で書き写す | 資料請求、イベントの申し込み |
| 予約の受付記録 | 予約の内容を一覧にまとめ、担当者に知らせる | 来店予約、見学予約 |
| 口コミへの返信 | 口コミの内容に合わせた、お礼や謝罪の返信の下書きを作る | 地図サイトの口コミ |
| 社内連絡のまとめ | 長いやりとりから、決まったことと残っている課題を抜き出す | チャットでの社内連絡 |
| 日程調整の連絡 | 候補日をまとめ、相手に送る文面の下書きを作る | 面接や打ち合わせの日程 |
当社では、問い合わせが届くと返信の下書きをAIが作り、人が中身を確認して承認すると送信され、管理表にも自動で記録される流れを使っています。送るかどうかは人が決めるので、内容に問題がないかを確かめてから返せます。
また、フォームの回答をスプレッドシートへ自動で転記する仕組みも、試しやすい自動化の一つです。手で書き写す時間がなくなるだけでなく、写し間違いも減らせます。
発信の作業を自動化する例
SNSやホームページなどの発信は、続けることが大切ですが、ネタ探しと文章づくりに時間がかかります。下書きをAIに任せると、続けやすくなります。
| 作業 | AIや自動化でできること | 使う場面の例 |
|---|---|---|
| SNS投稿の作成 | テーマや写真の説明から、投稿文の下書きをまとめて作る | 1か月分の投稿の準備 |
| SNSの反応の記録 | 投稿ごとの反応を集めて、表にまとめる | どんな投稿が読まれたかの確認 |
| ホームページのお知らせ | 休業日や新商品の情報から、お知らせ文を作る | 臨時休業、季節の新メニュー |
| ブログ記事の下書き | よくある質問をもとに、解説記事の構成と下書きを作る | 集客用のコラム |
| チラシの文章 | 伝えたいことから、見出しと本文のたたき台を作る | 開店記念のチラシ |
| メールマガジン | お知らせしたい内容から、配信文の下書きを作る | 会員向けの月1回の案内 |
| 画像の説明文 | 商品やお店の写真に、説明の文章をつける | ネットショップの商品ページ |
当社では、SNS投稿をまとめて作成し、反応を計測する仕組みを自社で回しています。たとえば1か月分の投稿をまとめて下書きし、人が目を通して整えてから予約する形にすると、毎日「今日は何を書こう」と悩む時間が減ります。
発信の作業では、会社らしい言葉づかいを守ることが大切です。過去の投稿や、大切にしている言葉をAIに伝えておくと、雰囲気のそろった下書きが出やすくなります。
また、反応の記録を自動にしておくと、「どんな投稿が読まれたか」を数字で振り返れます。読まれた投稿の傾向をAIにまとめてもらい、次の投稿づくりに生かす。こうした小さな改善のくり返しも、自動化があると続けやすくなります。
自動化に向かない作業と、人が残すべき確認
AIは便利ですが、任せきりにしないほうがよい作業もあります。
- お金や契約にかかわる最終判断。請求金額の確定や、契約を結ぶかどうかは人が決めます。
- 税務・労務・法務の判断。税金の計算方法や、労働時間の扱いなどは、税理士や社会保険労務士、弁護士に確認します。
- クレームや謝罪の最終的な対応。下書きは任せても、送る前に人が気持ちをこめて整えます。
- お客様の個人情報を扱う作業。どの情報をAIに入れてよいか、先にルールを決めておきます。
たとえば、口コミへの返信をAIに下書きさせるのは便利です。ただ、お客様が強く怒っている口コミに、AIの文章をそのまま返すと、かえって気持ちを逆なですることがあります。AIの文章は整いすぎていて、気持ちが伝わりにくいと感じられることもあるからです。こうした場面では、AIの下書きを参考に、人が言葉を選ぶのが安心です。
情報の扱いについては、AIに社内の情報を入れても大丈夫？でくわしく解説しています。
事務作業の自動化を始める手順
30の例を見て「どれもやってみたい」と感じた方もいるかもしれません。ただ、いきなり全部に手をつけると、途中で止まりやすくなります。次の順番で、一つずつ進めるのがおすすめです。
- 作業と時間を書き出す。1週間ほど、くり返している作業と、かかった時間をメモします。
- 効果の大きいものを一つ選ぶ。毎日くり返す作業や、時間が長い作業を優先します。
- 小さく試す。まずは1店舗、1人の担当者など、範囲をしぼって試します。
- 確認の手順を決める。AIが作ったものを、だれがいつ確認するかを決めます。
- 広げる。うまくいったら、ほかの店舗や作業に広げます。
たとえば、毎朝15分かけて前日の売上を集計している店舗が5つあれば、合わせて毎朝75分です。これを自動にできれば、月に換算するとかなりの時間になります。こうして時間で考えると、どこから手をつけるべきかが見えてきます。
費用の考え方はAI導入の費用はいくら？で紹介しています。
AIのことを、気軽に相談できる相手を
株式会社ターコイズのAI相談顧問は、AIのことをチャットでいつでも気軽に相談できる月額の顧問です。ご相談いただく方が1名なら月額50,000円（税別）で、業務の棚卸しからこちらが提案し、表の整理やちょっとした自動化などの軽いものは月額内で作ってお渡しします。AIがブラウザで管理画面を人と同じように操作できるため、API連携がない道具でも自動化できる場合があります。
ご契約前のご相談は無料です。お問い合わせから、今いちばん時間がかかっている作業を教えてください。