AI研修と相談顧問、どちらを選ぶ？覚えるか、任せるかで決める

研修と相談顧問は「誰が手を動かすか」が違う

AIを会社に取り入れる方法として、よく比べられるのが「AI研修」と「AI相談顧問」です。どちらもAIを使えるようにするためのものですが、考え方が大きく違います。

AI研修は、社員がAIの使い方を覚えるためのものです。講師が使い方を教え、社員が実際に手を動かして練習します。研修が終わったあとは、社員が自分でAIを使って仕事をします。

AI相談顧問は、困りごとややりたいことを相談し、外の専門家に仕組みを考えてもらったり、作ってもらったりするものです。お客様自身が使い方を細かく覚えなくても、できあがったものを使えば仕事が楽になる、という形になります。

たとえるなら、研修は「料理教室に通って自分で作れるようになる」こと、相談顧問は「料理の得意な人に相談して、作り置きを用意してもらう」ことに近いです。どちらがよいかは、会社の状況と、何を目指すかで変わります。

もう1つの違いは、相談できる期間です。研修は決まった日に行い、そこで区切りがつくことが多いです。相談顧問は月ごとに続くので、使っているうちに出てきた疑問や新しいやりたいことを、そのつど相談できます。

最初に考えたいのは、社内の誰が手を動かすのかという点です。社員が自分で使いこなすことを目指すなら研修、社員の手を増やさずに仕事を減らしたいなら相談顧問、というのが大まかな分かれ目になります。

研修と相談顧問を表で比べる

違いを表にまとめます。どちらが上ということではなく、得意なことが違う、と考えてください。

費用については、研修も顧問も内容によって幅があります。顧問の場合、相談のみの顧問は月5万〜10万円ほど、実装まで請け負う顧問は月10万〜35万円ほど、というのが一般的な目安です。ただし、あくまで目安で、何をどこまで頼むかで大きく変わります。

見落としやすいのは、「社内に残るもの」の違いです。研修では社員の頭の中に知識が残りますが、その社員が辞めると知識も一緒に出ていってしまいます。相談顧問では、できあがった仕組みやひな形が会社に残るので、担当者が替わっても使い続けやすい面があります。どちらにも長所と短所があるので、自社にとって何を残したいかを考えてみてください。

表を見て、自社がどちらの列に近いかを考えてみてください。たとえば「社員は忙しくて研修に半日も割けない」という会社なら、右の列の考え方が合いやすいでしょう。

研修が向いている会社の例

研修が力を発揮するのは、AIを使う人が社内に多く、それぞれが自分の仕事で使う場面がはっきりしている会社です。

• 事務の担当者が何人もいて、それぞれがメールや書類づくりに時間を取られている
• 営業担当がそれぞれ提案書や報告書を書いている
• 社員がAIに興味を持っていて、自分で工夫したい気持ちがある
• 社内に、研修のあとも使い方を広めてくれそうな人がいる

具体例を挙げます。社員20人ほどの会社で、事務の担当者が5人いるとします。それぞれが毎日、取引先へのメールや社内の報告書を書いています。この場合、5人がAIで文章の下書きを作れるようになるだけで、全体としてかなりの時間が浮く可能性があります。一人ひとりの仕事が少しずつ楽になる形なので、研修との相性がよい場面です。

研修の形にもいくつか種類があります。講師が会社に来て一度に教える集合研修、オンラインで少人数ずつ受ける研修、動画を見て各自で学ぶ形などです。全員が同じ時間に集まりにくい会社なら、短い時間に分けて何回か受ける形のほうが、仕事を止めずに続けやすいでしょう。

研修を選ぶときは、自社の実際の仕事を題材にしてくれるかを確かめるとよいです。一般的なAIの使い方を聞くだけでは、自分の仕事にどう使えばよいかが分からないまま終わることがあります。自社のメールや書類を使って練習できる研修のほうが、終わったあとに使われやすくなります。

相談顧問が向いている会社の例

相談顧問が向いているのは、やりたいことはあるのに、社内に手を動かせる人や時間がない会社です。

• 社長が自分で何でもこなしていて、AIを覚える時間が取れない
• 社員が少なく、研修に人を割く余裕がない
• やりたいことが、文章づくりより、数字の集計や作業の自動化に近い
• 何から始めればよいか、そもそも分からない

具体例を挙げます。社員3人の工務店の社長が、毎月の見積書づくりと、問い合わせへの返信に追われているとします。社長がAIの使い方を一から覚えるのは大変です。相談顧問なら、社長が「見積書を作るのに毎回1時間かかる」と相談すると、見積書のひな形や、問い合わせ返信の下書きを作る仕組みを顧問が用意します。社長はそれを使うだけで済みます。

もう1つの例は、店舗の売上をまとめる作業です。毎朝、レジの管理画面から数字を写して表にしている、という作業は、社員が使い方を覚えるより、仕組みとして自動にしてしまうほうが早いことがあります。こうした「覚える」より「作ってしまう」ほうが早い仕事は、相談顧問と相性がよい分野です。

相談顧問を選ぶときは、相談したら作ってくれるのか、助言だけなのかを確かめましょう。同じ「顧問」でも、相談に乗るだけのところと、形にするところまで手伝うところがあります。

研修だけで終わってしまう理由と防ぎ方

研修はよい取り組みですが、「受けたけれど、結局使われていない」という声も少なくありません。理由はいくつかあります。

1. 研修の内容が一般的すぎて、自分の仕事にどう使うかが分からない
2. 研修のあと、忙しさに戻って使う機会がない
3. 使ってみて困ったときに、聞ける相手がいない
4. 会社として、どの仕事でAIを使うのかが決まっていない

具体例を挙げます。ある会社で全社員向けに半日の研修を行い、その場ではみんなが楽しそうにAIを使っていました。ところが1か月たつと、使っているのは1人か2人だけ、ということはよくあります。研修で覚えたことは、使わないと忘れてしまうからです。

研修を受けた社員が、自分の仕事の中で「ここに使えそう」と気づけるかどうかが分かれ目です。気づくためには、研修の中で自分の実際の書類を使って一度試しておくのがいちばんの近道です。

防ぎ方として効くのは、研修の前に「どの仕事でAIを使うか」を決めておくことです。たとえば「日報の下書き」「お客様への返信」など、使い道を2つか3つに絞っておくと、研修のあとも毎日使う理由ができます。

もう1つは、研修のあとに質問できる場所を用意することです。使ってみてつまずいたとき、すぐ聞ける相手がいれば、そこで止まらずに済みます。この「あとから聞ける相手」の役割は、相談顧問が担うこともできます。

研修と相談顧問を組み合わせる順番

研修と相談顧問は、どちらか一方を選ぶものではありません。組み合わせると、それぞれの弱いところを補えます。よくある順番は次のとおりです。

1. 相談顧問で、仕事の中から「AIで楽になりそうなこと」を洗い出す
2. すぐ効きそうなものから、顧問が仕組みや書類のひな形を作る
3. 社員が実際に使ってみて、慣れてくる
4. 使う人が増えてきたら、必要に応じて研修で使い方をそろえる

この順番のよいところは、研修の前に「使い道」ができていることです。社員はすでに日々の仕事でAIを使った仕組みに触れているので、研修の内容を自分の仕事に結びつけやすくなります。

具体例として、飲食店を数店舗運営している会社を考えます。まず相談顧問で、毎日の売上集計や、SNS投稿の下書きづくりを仕組みにしてもらいます。店長たちがそれを使ううちに、「シフト表の調整にも使えないか」「仕込みの量を決めるのに使えないか」と、自分たちからアイデアが出てくるようになります。そこで初めて研修を入れると、受ける側の意欲が違います。

逆に、すでに社員の中にAIに詳しい人がいるなら、研修で全体の土台をそろえ、難しいところだけ顧問に相談する、という順番もありえます。自社の今の状態から考えて、順番を決めるのがよいでしょう。

迷ったときのチェックリスト

どちらを選ぶか迷ったときは、次の質問に答えてみてください。当てはまるものが多いほうが、今の自社に向いている可能性が高いです。

研修が向いているかもしれない

• AIを使う予定の社員が5人以上いる
• 使い道は文章づくりや調べものが中心
• 社員が研修に半日ほど時間を取れる
• 社内に、使い方を広めてくれそうな人がいる

相談顧問が向いているかもしれない

• 社長や一部の人に仕事が集まっていて、覚える時間がない
• 何から始めればよいか分からない
• やりたいことが、集計や転記などの作業の自動化に近い
• 困ったときに、いつでも聞ける相手がほしい

たとえば、両方に同じくらい当てはまったなら、まず相談顧問で使い道を決めてから研修を考える、という順番がおすすめです。使い道が決まっていない研修は、効果がぼやけやすいからです。

また、チェックの結果だけで決めず、費用の払い方も考えておきましょう。研修は1回ごとにまとまった費用がかかることが多く、相談顧問は月々の費用が続く形が多いです。一度で終わらせたいのか、続けて相談したいのかによっても、向いている選び方は変わります。

どちらにしても、最初から大きく始める必要はありません。1つの仕事で試して、効果を感じてから広げるほうが、社内の理解も得やすくなります。

AIのことを、気軽に相談できる相手を

研修にするか、相談顧問にするか。その判断も含めて、まずは誰かに話してみるのが近道です。

株式会社ターコイズのAI相談顧問は、AIのことをチャットでいつでも気軽に相談できる月額の顧問です。ヒアリングと業務の棚卸しのあと、こちらから提案し、文書のひな形や表の整理、ちょっとした自動化といった軽いものは月額内で作ってお渡しします。社員の方へのレクチャーや研修も、ご要望に応じてご相談いただけます。ご契約前のご相談は無料ですので、お問い合わせからどうぞ。